Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych

Krajowy System e-Faktur KSeF pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.

Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników. 

Autor opisuje m.in.:

- zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki

- analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej,

- elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT

- pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w tym

a) dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta w KSeF, załączniki do faktur),

b) określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF.

- przykłady wypełniania faktury w KSeF.

Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,

instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,

instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur

Wszystkie zamieszczone w książce wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.