Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych (z suplementem elektronicznym)

Krajowy System e-Faktur KSeF pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2025 r. Stan prawny publikacji 2 września 2025 r.

Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników. 

Autor opisuje m.in.:

    zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki
    analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej,
    elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT
    pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po 1 lipca 2024 r., w tym

a) dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta w KSeF, załączniki do faktur),

b) określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF.

Co bardzo ważne – autor pokazuje, jak przygotować fakturę ustrukturyzowaną. Przedstawia praktyczne zasady wypełniania e-faktury w schemie FA(3) na konkretnych zdarzeniach, co pozwala zobrazować, jak w danej sytuacji wypełnić poszczególne pola e-faktury zgodnie ze schemą FA(3).
 
Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

    zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
    instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
    instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Wszystkie wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym.